【青年报】交大博士生提前踩点展台绘制20多幅路线图确保零误差
2018-11-12浏览(162来源:青年报 
 撰稿:钟雷
 摄影:常鑫

  八年前错过世博会“小白菜”而今华丽变身进博会“小叶子”葛昊阳为何频获外宾点赞?

  

  葛昊阳用10多场接待,20多张路线图以及无数外国政要的点赞交出了自己的青春答卷。

 

  进博会期间,不少由外国政要组成的外宾团造访国家会展中心。作为接待外宾的“主力军”之一,综合接待(外宾)组的“小叶子”的身影始终伴随在外宾团身边,来自上海交通大学医学院基础医学专业的一年级博士生葛昊阳便是其中之一。虽然8年前与世博会志愿者失之交臂,但这一次,她用10多场接待,20多张路线图以及无数外国政要的点赞交出了自己的青春答卷。

  外宾特意发来表达感谢的微信

  “你好昊阳,对于你昨天的帮助,我非常感谢。请告知你老师的联系方式,我想写感谢信专门致谢。”11月8日下午,一位爱尔兰官员向葛昊阳发来这样一段话。几个小时前,她还对自己能否服务好爱尔兰的外宾团心怀忐忑,如今她终于可以松一口气。

  “11月6日,我们组另一个小伙伴接待爱尔兰团的第一批外宾。2天后,爱尔兰团的第二批外宾交由我来接待,同伴圆满完成任务,我心想着不能拖大家的后腿。”然而,在联络接待工作时,葛昊阳却发现,外宾团带队的爱尔兰官员一句中文都不会说,对馆内路线也完全陌生。为了不出纰漏,她早早将外宾团的行程记在了电脑excel表格中。

  “7点在P2停车场候车,上午前往4.2馆的平行论坛发言,结束后赶往8.2馆寻找爱尔兰代表团的展位,全部完成后于午饭前将外宾送到P2停车场上车离开。”除了爱尔兰团外,在葛昊阳的这份表格中,每一个外宾团的到访时间及行程都被一一列出,部分重要内容还用黄色标注。

  由于做了充分的准备,当天的接待工作较为顺利,但一个小插曲还是让葛昊阳耿耿于怀。“在接待过程中,我还在与另一个预计第二天到达的外宾团队确认行程信息,接待过程中一得空我就不得不拿出手机联系对方,没能全身心投入到接待工作中,感觉挺愧疚的。”但让她意外的是,第二天负责与她联络的爱尔兰官员,主动给她发微信致谢,还把感谢短信发给了她的带队老师。“虽然他们觉得我做得很好,其实我可以做得更好。”

  开幕后三天每天步行超过3万步

  在接待爱尔兰团时,葛昊阳事前对路线做了极为细致的规划,而实际上,这是她进博会期间工作的常态。“很多外宾除了来进博会,还要参加很多别的会议、论坛等等,这些都可能影响他们在国展中心内部的行程,所以一定要反复确认。”

  根据此前分配的任务,葛昊阳所在的综合接待(外宾)组每位志愿者共要接待6到7个外宾团,“拿到任务单后要尽快联系对方,更新日程信息,至少要提前一天确定外宾的具体行程。”下车时间地点、去哪些地方参加什么活动,每一个细节都容不得半点马虎,搜集完信息后,她再根据场馆地图绘制一个最快捷的通行路线。

  虽然接待的外宾团只有7个,但部分外宾会分批到达国家会展中心,或者是分成几路人马前往不同目的地。为了不出差错,葛昊阳为每一路外宾都单独绘制了一份路线图,“一共画了20多幅。”她说,外宾通常都是直接提供一个企业名字,具体展台位置需要她去确认。“因为时间关系,我没法每个展台都去踩点,但是能挤出的时间,我都拿来踩点展台路线了。”“外宾一般都特别赶时间,我不能让他们觉得我绕了路,如果我跟外宾说‘等我在地图上看看展台在哪里’,那会显得太不专业了。”

  进博会期间,葛昊阳最忙的日子集中在前三天,“要一边带队,一边确定后面外宾团队的行程。11月6日我接待了三个外宾团队,下午4点才吃上午饭。那三天每天步行步数都超过了3万步。”频繁的奔波也让葛昊阳没有闲暇好好逛展馆,但在接待外宾时抽空瞄两眼展品她已很满足。

  面对外宾的“临时需求”随机应变

  如果说事先联系制定路线是“定数”,那么在接待外宾的过程中的“变数”才是对葛昊阳真正的考验。据她介绍,接待时,如果外宾临时提出新的需求或者未在计划内的行程,志愿者需要及时应变,在短时间内规划新的路线。

  在接待罗马尼亚的外宾团时,根据原定计划,下午2点在某会议室有一场会议需要外宾参加。

  为了方便外宾开会,葛昊阳将休息室安排就在会议室楼上,但12点半她突然接到通知,外宾团因故需要1点15分到达会议室,并提出希望能够请她外带一些咖啡。

  “本来是安排他们在休息室休息,但是计划变更后,外宾直接前往会议室,我只好马上打电话给休息室的工作人员,拜托他们外送十多杯咖啡。”而在会议结束后,又有外宾临时提出想购买纪念品,原本已经安排好班车的她再次调整行程,先带外宾前往中央广场买了几只熊猫玩偶,“这下不用去成都就买到熊猫了,谢谢你。”事后,一位外宾还边开玩笑边向葛昊阳致谢。

  在当天的行程中,出现了不少超出原计划的内容,刚听到这些要求时,葛昊阳坦言,自己心里也会咯噔一下。“随机性很大,但我们知道联络官也很辛苦,我们也没有怨言,就是尽我们的能力服务好外宾。”不过让她颇感欣慰的是,有外宾团的联络官之后还特地跑来与她合影,当面道谢。

  工作了三年之后考上博士回归校园,葛昊阳说,她原本报名此次进博会志愿者是为了找找“校园生活的感觉”。但拿到接待表,发现自己接待的都是外国政要时,她才意识到自己肩上的责任有多重。2010年世博会召开时,正在念高二的葛昊阳没能抓住机会成为一名“小白菜”,如今华丽转身“小叶子”,她说,这也算在八年后圆了自己的一个梦想。

原文链接:http://app.why.com.cn/epaper/webpc/qnb/html/2018-11/10/content_74247.html?from=singlemessage&isappinstalled=0

 

 

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